レコードのデータを利用する
編集したレコードのデータは、CSV形式のファイルに出力して、ほかのアプリケーションで利用できます。
また、レコードの一覧またはレコードを印刷して利用することもできます。
レコードのデータをファイルに出力する－エクスポート－
レコード一覧のデータは、CSVファイルに出力して、表計算ソフトや分析ソフトなど、ほかのアプリケーションで利用することができます。
- ［データベース閲覧］画面で、CSVファイルに出力するデータベースを選択します。
- コマンドバーの
［表計算ファイルを取り込む／一覧を保存］をクリックします。
メニューが表示されます。
- レコードの一覧すべてを出力する場合は［一覧の保存］を、選択した行だけを出力する場合は［一覧の保存（選択したレコード）］を、それぞれ選択します。
［ファイルのダウンロード］ダイアログボックスが表示されます。※使用するWebブラウザーによっては、表示される画面や以降の操作方法が異なる場合があります。
- ［保存］をクリックします。
［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。 - データを出力するフォルダーを設定し、［保存］をクリックします。
［ダウンロードの完了］ダイアログボックスが表示されます。 - ［閉じる］をクリックします。
レコード一覧のデータが、指定したフォルダーにCSVファイルとして出力されます。
- ファイルの命名ルール
CSVファイルは、次のルールに従った名前で出力されます。
- データベース名_YYYYMMDD－HHMM.csv
- ファイルに出力するレコードを指定する
コマンドバーの ［表計算ファイルを取り込む／一覧を保存］をクリックして表示されるメニューの［一覧の保存］では、
で設定している条件で絞り込んだレコードをファイル出力の対象にします。
一部のレコードだけをファイル出力する場合は、次のどちらかの方法で対処します。
- ［絞込検索］の機能を使用して事前にレコードを絞り込み、コマンドバーの ［表計算ファイルを取り込む／一覧を保存］をクリックして表示されるメニューで［一覧の保存］を選択する
- 対象のレコードを選択し、コマンドバーの ［表計算ファイルを取り込む／一覧を保存］をクリックして表示されるメニューで［一覧の保存（選択したレコード）］を選択する
- ［絞込検索］の機能を使用して事前にレコードを絞り込み、コマンドバーの
- ％表示する数値フィールド・数値計算フィールドの出力
数値フィールドおよび数値計算フィールドで［%で表示する］をオン（
）にしている場合は、エクスポートされる値は1/100となります。また、単位は付きません。
- レコードコメント・リレーションパネルについて
レコードコメント・リレーションパネルは、CSVファイルに出力されません。
- データの出力形式について
- レコード内のフィールドは、カンマで区切られます
- エクスポートされるフィールドのデータは、それぞれダブルクォーテーションで囲まれます。
- データ内にダブルクォーテーションが含まれる場合は、そのダブルクォーテーションを二重化します。
［例］「期限は"2012/12/25"です。」というデータの場合
期限は""2012/12/25""です。 - フィールドに値が設定されていない場合は、データは出力されません。
その結果、カンマが連続して出力されることとなります。
［例］5つあるフィールドのうち、3つめのフィールドに値が設定されていない場合
"0024","2012/11/22",,"東京","大阪"
- レコード内のフィールドは、カンマで区切られます
- 明細フィールドの出力
明細フィールドは、次のように出力されます。
- 明細内の1つめのレコードは、親レコードと同じ行に出力されます。
- 2つめ以降のレコードは、その次の行から出力されます。
この行には、明細フィールド以外のフィールドに対応するデータは出力されません。
"No.","名前","年齢","家族の名前","家族の年齢"
"001","鈴木一郎","40",,
"002","佐藤二郎","45","佐藤大翔","13"
,,,"佐藤さくら","10"
,,,"佐藤遥斗","7"
"003","田中三郎","30",,
- ユーザーフィールドの出力
ユーザーフィールドは、次のように出力されます。
- ユーザーフィールドのデータは、ログインIDとユーザー名が別々のカラムで出力されます。
- 出力されるカラムの見出し部分は、次のようになります。
- ログインIDが出力されるカラム … フィールド名
- ユーザー名が出力されるカラム … フィールド名に"（ユーザー名）"をつなげたもの
- すでに削除されてるユーザーがデータとして入力されていた場合は、次のように出力されます。
- ログインID … "\DELETED"
- ユーザー名 … "（削除済ユーザー）"
"担当者","担当者（ユーザー名）"
"suzuki","鈴木一郎"
"sato","佐藤二郎"
"tanaka","田中三郎"
レコードを印刷する
表示しているレコード一覧、または［ビューアー］シートのレコードを印刷します。
※本機能は、Webブラウザーの印刷機能を利用します。
- ［データベース閲覧］画面で、レコード一覧を印刷するデータベースを選択します。
［ビューアー］シートのレコードを印刷する場合は、レコード一覧で、対象のレコードを選択します。 - コマンドバーの
［一覧や選択したレコードを印刷］をクリックし、印刷する内容に応じてメニューを選択します。
- レコード一覧を印刷する
表示されたメニューから［一覧を印刷］を選択します。 - ［ビューアー］シートに表示しているレコードを印刷する
表示されたメニューから［ビューアーを印刷］を選択します。
- レコード一覧を印刷する
- 必要に応じて、画面上部の印刷コマンドバーを使用して、タイトルにする文字列や、印刷する文字サイズなどを設定します。
- ［印刷］
- クリックすると、Webブラウザーの［印刷］ダイアログボックスを表示します。
- タイトル
- タイトルとして印刷する内容と、文字サイズを設定します。
- タイトル
- タイトルとして印刷する内容を入力します。初期設定では、データベース名が設定されています。
- タイトルの文字サイズ
- タイトルの文字サイズを、7～32px（ピクセル）の範囲で設定します。
- 表の文字サイズ
- 印刷する内容部分の文字サイズを設定します。
7～32px（ピクセル）の範囲で設定します。 - 印刷件数
- 印刷するレコードの件数を、右端の▼をクリックして表示される一覧から選択します。
10・20・30・50・100・200・500・1000から選択します。※［一覧を印刷］を選択した場合に表示されます。
- 表示切替
- ［印刷件数］の設定に応じて、表示ページを切り替えます。
中央に、表示しているレコードの範囲とレコードの全件数が（○-○○／○○件）のように表示されます。
［先頭ページ］／ 
［前のページ］／ 
［次のページ］／ 
［最後のページ］をクリックしてページを切り替えます。
または、（○-○○／○○件）をクリックしてページ切替用のスライダーを表示し、つまみ（
）をドラッグして表示ページを切り替えます。
※［一覧を印刷］を選択した場合に表示されます。
- 設定が完了したら、印刷コマンドバーの［印刷］をクリックします。
Webブラウザーの［印刷］ダイアログボックスが表示されます。 - 部数や用紙サイズなどを設定し、［印刷］をクリックします。
レコード一覧、または［ビューアー］シートのレコードが印刷されます。
- レコード一覧を印刷するときのヒント
- 一覧印刷するレコードを指定する・レコードを並べ替えた状態で印刷する
印刷用のWebブラウザーが起動した直後は、［データベース閲覧］画面で表示していたページが、その表示状態を引き継いで表示されます。
一部のレコードだけを印刷したり、並べ替えて印刷したりしたい場合は、事前に［絞込検索］や［並べ替え］の機能を使用して、レコードを絞り込んだり、並べ替えたりしておきます。
※［データベース閲覧］画面の［グループ表示］の状態は反映されません。
- レコード一覧を印刷するページを切り替える
印刷用のWebブラウザーが起動した直後に表示されていないページの一覧を印刷する場合は、印刷コマンドバーで表示ページを切り替えるか、印刷件数を変更します。
- 印刷する内容が用紙に収まるか確認する
印刷する前に、Webブラウザーの印刷プレビュー機能で、印刷する用紙に収まるか確認します。
収まらない状態で印刷すると、非常に多くの用紙を消費することがあるので注意してください。
用紙に収まらない場合は、次の対処をして収まるか確認します。- Webブラウザーの印刷プレビュー画面で、用紙を横に設定する
- Webブラウザーの印刷プレビュー画面で、印刷倍率を変更する
- 印刷コマンドバーの［表の文字サイズ］で、内容部分の文字サイズを現在の値より小さくする
- コマンドバーの［表示］をクリックして表示されるメニューから［表示フィールド］を選択して、不要なフィールドをオフ（
）にする
- ハイライトで指定したスタイルで印刷する
ハイライトで指定したスタイルを印刷しようとして、スタイルが印刷されない場合は、Webブラウザーで次の設定を確認します。
- Internet Explorerの場合
［ツール-インターネットオプション］を選択し、表示されるダイアログボックスの［詳細設定］シートで［印刷］の［背景の色とイメージを印刷する］をオン（ ）にする。
- Firefoxの場合
［ファイル-ページ設定］を選択し、表示されるダイアログボックスの［書式とオプション］シートで、［背景色と背景画像も印刷］をオン（ ）にする。
- Internet Explorerの場合
- 一覧印刷するレコードを指定する・レコードを並べ替えた状態で印刷する
- ビューアーを印刷するときのヒント
- リレーションパネルの印刷するページを切り替える
リレーションパネルは、［データベース閲覧］画面で表示していたページが、印刷用のWebブラウザーに引き継がれて表示されます。
このため、特定のページを含んで印刷するときは、あらかじめ［データベース閲覧］画面で対象のページを表示しておきます。対象のページが表示されていることを確認し、［ビューアーを印刷］を実行します。
- リレーションパネルの印刷するページを切り替える
レコードから帳票ファイルを作成する
選択されているレコードから帳票ファイルを作成します。
帳票ファイルには、レコード単位で帳票を作成する「帳票作成」と、複数レコードから帳票を作成する「レポート作成」があります。
※UnitBaseでは、帳票テンプレートファイルとして用意したExcelファイルにレコードの内容を反映して、帳票ファイルを作成します。帳票作成とレポート作成で、使用する帳票テンプレートファイルの種類は異なります。
レコード単位で帳票を作成する
- ［データベース閲覧］画面で、帳票を作成するレコードを選択します。
- コマンドバーの
［帳票またはレポートを作成］をクリックし、表示されるメニューの［帳票］以下から作成する帳票を選択します。
作成された帳票ファイルがダウンロードされます。
※複数のレコードを選択して帳票を作成した場合は、帳票ファイルがZIPファイルにまとめられてダウンロードされます。
- データベース内のすべてのレコード、または絞り込まれたすべてのレコードから帳票を作成する場合
レコード一覧のページ内に表示されたすべてのレコードを選択して、コマンドバーの ［帳票またはレポートを作成］をクリックします。
レコード一覧が複数ページにわたる場合は、帳票の作成対象を確認するメッセージに、［レコード全件］または［絞り込み全件］が表示されます。
すべてのレコードから帳票を作成する場合は、［レコード全件］または［絞り込み全件］をクリックすると、帳票の一括作成画面が表示されます。
作成された帳票をダウンロードするには、選択した分割数に応じて表示される「○～○件」のリンクをクリックします。
一覧に表示されたレコードからレポートを作成する
- ［データベース閲覧］画面で、コマンドバーの ［帳票またはレポートを作成］をクリックし、表示されるメニューの［レポート］以下から作成するレポートを選択します。
レコード一覧を元に作成された、レポートのファイルがダウンロードされます。
選択したレコードからレポートを作成する
- ［データベース閲覧］画面で、帳票を作成するレコードを選択します。
- コマンドバーの ［帳票またはレポートを作成］をクリックし、表示されるメニューの［レポート］以下から作成するレポートを選択します。
レコード一覧で選択されたレコードを元に作成された、レポートのファイルがダウンロードされます。
- 帳票作成は、システム全体で同時に10件まで処理できます。
10件を超えて処理を実行しようとした場合は、メッセージが表示されて処理が中止されます。