レコードの追加や変更をメールで通知する
データベースに新しいレコードが追加されたり、レコードの内容が変更されたりしたことを、メールで通知することができます。
メール通知を利用すると、次のような条件をあらかじめ設定しておき、条件に当てはまったときに、設定した送信先にメールを送信できます。
このときユーザーフィールドを利用すると、フィールドに入力されたユーザーに通知することもできます。
- データベースにレコードが追加された
- レコードの編集で、特定のフィールドが変更された
- レコードの編集で、あるフィールドの値が特定の値に変更された
※レコード操作通知を利用するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。
※決裁データベースでは、レコード操作通知は送信されません。レコード操作通知を設定することもできません。
※［表計算ファイルの取り込み］でのレコード追加・更新では、通知ルールに当てはまるレコードが複数存在しても、最初に当てはまったレコードを取り込んだときだけ、通知メールが送信されます。
レコード操作通知を確認する
レコード操作通知を送るための通知ルールを確認します。
- ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端に
マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。
※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。
- 通知ルールの一覧で、設定されている通知ルールを確認します。
通知ルールの一覧には、次の項目が表示されます。
- 通知ルール名
- 通知ルールの名前が表示されます。
- 通知条件
- 条件とするフィールドの名前やフィールドの値などが表示されます。
- 送信先
- 通知メールを送信するユーザー・グループ名、またはユーザーフィールド名のうち1つが表示されます。
表示された名前をクリックすると、すべての送信先を表示するダイアログボックスが表示されます。
- ［OK］または［キャンセル］をクリックします。
通知ルールを追加・編集・削除した場合は、［OK］をクリックします。
- 送信先に設定できるユーザー・グループ数
送信先には、ユーザーまたはグループを最大で合計100件まで指定できます。
通知ルールを作成する
データベースの所有者・フォルダーの所有者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートに 
が表示されます。このボタンから、通知ルールを作成します。
- ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。
※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。
- をクリックします。
［新しい通知ルール］ダイアログボックスが表示されます。
- 通知ルールを作成します。
- ［OK］をクリックします。
［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［レコード操作通知］シートの通知ルールの一覧に作成した通知ルールが追加されます。
- ［OK］をクリックします。
- 通知ルールを設定できる数
通知ルールは、1つのデータベースに20個まで設定できます。
- ユーザーフィールドの宛先数
ユーザーフィールドの宛先は、10個まで設定できます。
- 通知条件の設定について
- ［フィールドの条件なし］を選択すると、レコードの作成や更新で、必ずレコード操作の通知メールが送信されます。
- 通知条件の最後の項目で［が変更された］を選択すると、そのフィールドに設定された値に関わらず、変更されたときにレコード操作の通知メールが送信されます。
- 条件式を設定すると、その条件を満たさない値から満たす値に変化したときに通知されます。
変更前・変更後とも条件に当てはまるときは、通知されません。
- ［フィールドの条件なし］を選択すると、レコードの作成や更新で、必ずレコード操作の通知メールが送信されます。
通知ルールを編集する
データベースの所有者・フォルダーの所有者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートに 
が表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを編集できます。
- ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。
※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。
- 通知ルールの一覧で、編集したい通知ルールを選択します。
- をクリックします。
［通知ルールの編集］ダイアログボックスが表示されます。 - 通知ルールを変更します。
設定項目や設定方法は、通知ルールの作成時と同じです。
- ［OK］をクリックします。
［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［レコード操作通知］シートの通知ルールの一覧に変更した通知ルールが表示されます。
- ［OK］をクリックします。
通知ルールを削除する
データベースの所有者・フォルダーの所有者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートに 
が表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを削除できます。
- ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［レコード操作通知］を選択します。
［データベース情報］ダイアログボックスが［レコード操作通知］シートが選択された状態で表示されます。
※メニューの［レコード操作通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［レコード操作通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。
- 通知ルールの一覧で、削除したい通知ルールを選択します。
- をクリックします。
削除してよいか、確認するメッセージが表示されます。
- ［削除］をクリックします。
選択した通知ルールが、通知ルールの一覧から削除されます。
- ［OK］をクリックします。
- 通知ルールを削除すると、そのデータを元に戻すことはできません。
表示・設定項目
［新しい通知ルール］ダイアログボックス
- 通知ルール名
- 通知ルールの名前を40文字以内で入力します。
※1つのデータベースに同じ名前の通知ルールを作成することはできません。
- 通知条件
- 通知メールを送信する条件を設定します。
［新しいレコードを作成したとき］と［レコードを更新したとき］のどちらか一方は、必ずオン（
）にします。
- 新しいレコードを作成したとき
- オン（ ）にすると、新しいレコードを作成したときに通知メールを送信します。
- レコードを更新したとき
- オン（ ）にすると、レコードを更新したときに通知メールを送信します。
- フィールド／値／判定条件
- 通知メールを送信する条件を指定します。
［フィールド］で［フィールドの条件なし］を選択すると、レコードが作成または更新されたときに、無条件で通知メールが送信されます。
フィールドの値がある条件を満たしたときに通知メールを送信したいときは、対象のフィールドを選択したあと、値と判定条件を設定します。
値を指定しない場合は、［判定条件］で［変更された］を選択します。
- フィールドの指定について
- ［フィールド］には、ファイルフィールド、画像フィールド、データベースリンクフィールド、年齢計算フィールドは指定できません。
- ルックアップフィールドは、手動ルックアップキーに関連づけられたフィールドだけが指定できます。
- 日付時刻フィールド、日時計算フィールドの値は、直接日時を指定する「日時指定」だけが利用できます。「本日」などは利用できません。
- フィールドの指定について
- メールの設定
- 送信する通知メールに関する設定をします。
送信先／ 
［選択］- 通知メールの送信先とするユーザー・グループを設定します。 ［選択］をクリックして表示されるダイアログボックスで、ユーザー・グループを選択できます。
※グループを設定すると、そのグループに属するすべてのユーザーに通知メールが送信されます。
- 件名／［件名を初期値に戻す］
- 通知メールの件名を100文字以内で入力します。件名は、通知メールのタイトルとして設定されます。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
初期値として、次の文字列が設定されています。
【UnitBase】レコード操作:${%データベース%} ${%通知ルール%}［例］ データベース名が「案件管理」、通知ルール名が「新規登録案件」の場合
送信される通知メールの件名は、次のとおりです。
［件名を初期値に戻す］をクリックすると、件名の編集内容を破棄して初期値に戻すことができます。【UnitBase】レコード操作:案件管理 新規登録案件
- メッセージ
- 通知メールに記載したいメッセージを500文字以内で入力します。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
記載したいメッセージがなければ、空欄のままとします。
- ［メールをプレビュー］
- クリックすると、通知メールの内容がプレビュー表示されます。
プレビュー時点で内容が確定しているキーワードは、その内容に置き換えて表示されます。内容が確定していないキーワードは、キーワードのままで表示されます。
- ［詳細編集］
- クリックして表示されるダイアログボックスで、指定できるキーワードを確認しながら、件名やメッセージに挿入することができます。
キーワードを挿入するには、ダイアログボックスの［フィールド］シートまたは［その他］シートで挿入したいキーワードを選択したあと、［件名］または［メッセージ］のキーワードを挿入したい位置にカーソルを移動します。その状態で、
をクリックします。
括弧が閉じていない場合や無効なキーワードが挿入された場合は、キーワードは置き換えられず、そのままの状態でメールが送信されます。
- ［フィールド］シート
- レコードのフィールド値を反映するためのキーワードが表示されます。
出力できるフィールドの種類と出力時の書式は、以下のとおりです。
フィールドの種類 出力時の書式 文字列（1行）、文字列（複数行）、
ドロップダウン（文字列）、
選択リスト（文字列、数値：カンマ区切り）、
メール、自動採番、ユーザー
文字列 数値、ドロップダウン（数値）、数値計算 整数：整数表記
小数：桁指定による小数表記
日付時刻、日時計算（結果：日時、日付、時刻） 日時： YYYY/MM/DD hh:mm
日付：YYYY/MM/DD
時刻：hh:mm
URL 「ラベル」と「URL」の文字列を全角コロンで結合した文字列
［例］ジャストシステム：http://www.justsystems.com/
チェックボックス 「チェックあり」または「チェックなし」 時間量、日時計算（結果：時間量） d-hh:mm:ss年齢計算 年、年月、月：月単位の整数
日：日単位の整数
※明細フィールドはキーワードで挿入できないので表示されません。
- ［その他］シート
- フィールド値以外のレコード情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。
キーワード 説明 ${%レコード作成者名%}レコード作成者名を出力します。 ${%レコード作成日時%}レコード作成日時を出力します。 ${%レコード更新者名%}レコード更新者名を出力します。 ${%レコード更新日時%}レコード更新日時を出力します。 ${%フォルダー%}フォルダー名を出力します。 ${%データベース%}データベース名を出力します。 ${%URL%}レコードのURLを出力します。 ${%通知ルール%}通知ルール名を出力します。 ${%通知条件%}通知条件を出力します。 ${%操作ユーザー%}操作ユーザー名を出力します。