期限を知らせるメールを送信する－リマインダー通知－

リマインダー通知は、日付時刻フィールドに設定された値を基準とし、その前後の日数または時間を指定して自動的にメールで通知する機能です。送信されるメールはリマインダー通知メールと呼びます。
利用者は受け取った通知メールで期限を確認できるので、作業漏れを防ぐことができます。

通知ルールには、日付時刻フィールドの条件を2つまで設定できます。特定のフィールドを指定した条件を1つ設定することもできます。

ジャンプメール通知の種類と内容

※リマインダー通知を利用するには、システムのメール送信設定を有効にする必要があります。

※決裁データベースでは、決裁で承認されたレコードがリマインダー通知の対象となります。

リマインダー通知を確認する

リマインダー通知を送るための通知ルールを確認します。

  1. ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの一覧で、設定されている通知ルールを確認します。
    通知ルールの一覧には、次の項目が表示されます。
    通知ルール名
    通知ルールの名前が表示されます。
    通知日時
    通知メールを送信する日付に関する条件が表示されます。
    通知条件
    条件とするフィールドの名前やフィールドの値などが表示されます。
    送信先
    通知メールを送信するユーザー・グループ名、またはユーザーフィールド名のうち1つが表示されます。
    表示された名前をクリックすると、すべての送信先を表示するダイアログボックスが表示されます。
  4. ［OK］または［キャンセル］をクリックします。
    通知ルールを追加・編集・削除した場合は、［OK］をクリックします。

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通知ルールを作成する

データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートに 通知ルールの追加 が表示されます。このボタンから、通知ルールを作成します。

  1. ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの追加 をクリックします。
    ［新しい通知ルール］ダイアログボックスが表示されます。
  4. 通知ルールを作成します。
    ジャンプ［新しい通知ルール］ダイアログボックスの表示・設定項目
  5. ［OK］をクリックします。
    ［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［リマインダー通知］シートの通知ルールの一覧に作成した通知ルールが追加されます。
  6. ［OK］をクリックします。

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通知ルールを編集する

データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートに 編集 が表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを編集できます。

  1. ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの一覧で、編集したい通知ルールを選択します。
  4. 編集 をクリックします。
    ［通知ルールの編集］ダイアログボックスが表示されます。
  5. 通知ルールを変更します。
    設定項目や設定方法は、通知ルールの作成時と同じです。
  6. ［OK］をクリックします。
    ［データベース情報］ダイアログボックスに戻り、［リマインダー通知］シートの通知ルールの一覧に変更した通知ルールが表示されます。
  7. ［OK］をクリックします。

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通知ルールを削除する

データベースの所有者・フォルダーの所有者・管理者の場合は、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートに 削除 が表示されます。このボタンで、通知ルール一覧にある通知ルールを削除できます。

  1. ［ホーム］または［データベース閲覧］画面のデータベースの一覧で、情報の確認・変更をするデータベース名にポインターを合わせます。
    右端に 編集メニュー マークが表示されます。
  2. 編集メニュー マークをクリックし、表示されたメニューから［リマインダー通知］を選択します。
    ［データベース情報］ダイアログボックスが［リマインダー通知］シートが選択された状態で表示されます。

    ※メニューの［リマインダー通知］や、［データベース情報］ダイアログボックスの［リマインダー通知］シートは、システムのメール送信設定を有効になっているときに表示されます。

  3. 通知ルールの一覧で、削除したい通知ルールを選択します。
  4. 削除 をクリックします。
    削除してよいか、確認するメッセージが表示されます。
  5. ［削除］をクリックします。
    選択した通知ルールが、通知ルールの一覧から削除されます。
  6. ［OK］をクリックします。

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表示・設定項目

［新しい通知ルール］ダイアログボックス

通知ルール名
通知ルールの名前を40文字以内で入力します。

※1つのデータベースに同じ名前の通知ルールを作成することはできません。

通知日時
通知メールを送信する日時を設定します。2つまで設定できます。
フィールド／値／判定条件
通知メールを送信する日時の条件を指定します。
一覧には、［既存のフィールド］シートの日付時刻フィールド・日時計算フィールド・ルックアップフィールドのうち、下記のそれぞれの条件を満たすものが表示されます。
  • 日付時刻フィールド
    表示形式が「日付時刻」または「日付」のフィールド
  • 日時計算フィールド
    次の計算方法が設定されたフィールド
    • 表示形式が「日付時刻」または「日付」の日付時刻フィールドの「最大値」または「最小値」
    • 表示形式が「日付時刻」または「日付」の日付時刻フィールドと時間量との和または差
  • ルックアップフィールド
    下記のすべての条件を満たすルックアップフィールド
    • 手動更新のルックアップキーに関連づけられている
    • 参照先が日付時刻フィールドまたは日時計算フィールドである
    • 参照先の日付時刻フィールドまたは日時計算フィールドが、通知日時に利用できる条件を満たしている
  • フィールドの指定について
    作成日または更新日のフィールドは指定できません。
通知条件
通知メールを送信する条件を設定します。
フィールド／値／判定条件
通知メールを送信する条件を指定します。
フィールドの値がある条件を満たしたときに通知メールを送信したいときは、対象のフィールドを選択したあと、値と判定条件を設定します。
  • フィールドの指定について
    • 次のフィールドは指定できません。
      • 自動更新のルックアップキーに関連付けられたルックアップフィールド
      • ファイルフィールド
      • 画像フィールド
      • データベースリンクフィールド
      • 年齢計算フィールド
      • 見出しフィールド
    • 日付時刻フィールド、日時計算フィールドの値は、直接日時を指定する「日時指定」だけが利用できます。「本日」などは利用できません。
メールの設定
送信する通知メールに関する設定をします。
送信先／ 選択 ［選択］
通知メールの送信先とするユーザー・グループを設定します。 選択 ［選択］をクリックして表示されるダイアログボックスで、ユーザー・グループを選択できます。

※グループを設定すると、そのグループに属するすべてのユーザーに通知メールが送信されます。

件名／［件名を初期値に戻す］
通知メールの件名を100文字以内で入力します。件名は、通知メールのタイトルとして設定されます。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
初期値として、次の文字列が設定されています。
【UnitBase】リマインダー:${%データベース%} ${%通知ルール%}
［例］ データベース名が「問い合わせ管理」、通知ルール名が「回答期限」の場合
送信される通知メールの件名は、次のとおりです。
【UnitBase】リマインダー:問い合わせ管理 回答期限
［件名を初期値に戻す］をクリックすると、件名の編集内容を破棄して初期値に戻すことができます。
メッセージ
通知メールに記載したいメッセージを500文字以内で入力します。
「${」と「}」で囲まれたキーワードを指定すると、フィールド値やレコードのURLなど、通知対象のレコードの情報を反映できます。
記載したいメッセージがなければ、空欄のままとします。
［メールをプレビュー］
クリックすると、通知メールの内容がプレビュー表示されます。
プレビュー時点で内容が確定しているキーワードは、その内容に置き換えて表示されます。内容が確定していないキーワードは、キーワードのままで表示されます。
［詳細編集］
クリックして表示されるダイアログボックスで、指定できるキーワードを確認しながら、件名やメッセージに挿入することができます。
キーワードを挿入するには、ダイアログボックスの［フィールド］シート／［その他］シート／［決裁］シートで挿入したいキーワードを選択したあと、［件名］または［メッセージ］のキーワードを挿入したい位置にカーソルを移動します。その状態で、← をクリックします。
括弧が閉じていない場合や無効なキーワードが挿入された場合は、キーワードは置き換えられず、そのままの状態でメールが送信されます。
［フィールド］シート
レコードのフィールド値を反映するためのキーワードが表示されます。
出力できるフィールドの種類と出力時の書式は、以下のとおりです。
フィールドの種類出力時の書式
文字列（1行）、文字列（複数行）、
ドロップダウン（文字列）、
選択リスト（文字列、数値：カンマ区切り）、
メール、自動採番、ユーザー
 文字列
数値、ドロップダウン（数値）、数値計算 整数：整数表記
小数：桁指定による小数表記
日付時刻、日時計算（結果：日時、日付、時刻） 日時：YYYY/MM/DD hh:mm
日付：YYYY/MM/DD
時刻：hh:mm
URL 「ラベル」と「URL」の文字列を全角コロンで結合した文字列
［例］ ジャストシステム：http://www.justsystems.com/
チェックボックス 「チェックあり」または「チェックなし」
時間量、日時計算（結果：時間量） d-hh:mm:ss
年齢計算 年、年月、月：月単位の整数
日：日単位の整数

※明細フィールドはキーワードで挿入できないので表示されません。

［その他］シート
フィールド値以外のレコード情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。
キーワード説明
${%レコード作成者名%} レコード作成者名を出力します。
${%レコード作成日時%} レコード作成日時を出力します。
${%レコード更新者名%} レコード更新者名を出力します。
${%レコード更新日時%} レコード更新日時を出力します。
${%フォルダー%} フォルダー名を出力します。
${%データベース%} データベース名を出力します。
${%URL%} レコードのURLを出力します。
${%通知ルール%} 通知ルール名を出力します。
${%通知条件%} 通知条件を出力します。
${%通知日時%} 通知日時を出力します。
［決裁］シート
決裁に関する情報を書き込むためのキーワードが表示されます。
決裁データベースのときだけ表示されます。
表示されるキーワードは、以下のとおりです。
キーワード説明
${%決裁状況%} 現在の決裁の状況を、次の文字列で出力します。
承認／却下／決裁中({ユーザー名})／取消／修正中
${%起案日%} 決裁の起案日を出力します。
${%決裁完了日%} 決裁の完了日を出力します。完了していない場合は、何も出力されません。
${%申請:本人%} 決裁の申請者名を出力します。
${%申請:代理%} 決裁の代理申請者名を出力します。本人が申請した場合は、何も出力されません。
${%申請:コメント%} 決裁の申請者のコメントを出力します。コメントがない場合は、何も出力されません。
${%申請:本人[-2]%} 末尾から2番目の決裁者名を出力します。対応する決裁者が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:本人[-1]%} 末尾から1番目の決裁者名を出力します。
${%申請:代理[-2]%} 末尾から2番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:代理[-1]%} 末尾から1番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:状況[-2]%} 末尾から2番目の決裁状況を出力します。対応する決裁状況が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:状況[-1]%} 末尾から1番目の決裁状況を出力します。
${%申請:日時[-2]%} 末尾から2番目の決裁日時を出力します。対応する決裁日時が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:日時[-1]%} 末尾から1番目の決裁状況を出力します。
${%申請:コメント[-2]%} 末尾から2番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:コメント[-1]%} 末尾から1番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:本人[1]%} 先頭から1番目の決裁者名を出力します。
${%申請:本人[2]%} 先頭から2番目の決裁者名を出力します。対応する決裁者が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:代理[1]%} 先頭から1番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:代理[2]%} 先頭から2番目の決裁代理者名を出力します。対応する決裁代理者が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:状況[1]%} 先頭から1番目の決裁状況を出力します。
${%申請:状況[2]%} 先頭から2番目の決裁状況を出力します。対応する決裁状況が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:日時[1]%} 先頭から1番目の決裁状況を出力します。
${%申請:日時[2]%} 先頭から2番目の決裁状況を出力します。対応する決裁日時が存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:コメント[1]%} 先頭から1番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。
${%申請:コメント[2]%} 先頭から2番目の決裁コメントを出力します。対応する決裁コメントが存在しない場合は、何も出力されません。

※[ ]で指定する添え字には、3以上の値や-3以下の値も使用できます。

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