データベースやクイックアクションナビを公開する前に
作成したデータベースやクイックアクションナビを、ほかの人と共有するために「公開」の状態にします。
公開する対象や許可する操作なども設定することができます。
公開とは
データベースやクイックアクションナビは、作成した時点では公開されていません。このため、データベースやクイックアクションナビに対する操作は、所有者しかできません。
※管理者の権限を持つユーザーは、閲覧や操作の制限がされていません。このため、公開されていない内容も閲覧・操作ができます。
「公開」の状態
部署やプロジェクトなどの単位でデータベースやクイックアクションナビを運用する場合は、作成した本人以外のユーザーも利用できるようにする必要があります。
UnitBaseでは、フォルダー・データベースやその関連要素、アクションカテゴリー・アクションメニューを「公開」という状態にすることで、同じUnitBaseのシステム上に作成しているデータベースやクイックアクションナビを、複数人で共有できるようにします。
「公開」の範囲
公開したデータベースを誰もが操作できるようにすると、重要な情報が外部に漏れたり、共有情報が不用意に削除・変更されたりして、取り返しがつかなくなることも考えられます。
また、利用者の業務とは無関係なアクションナビが公開されると、業務に支障をきたすことも考えられます。
このため、情報の重要度や内容、利用者の業務内容・役職などに応じて、公開する範囲を制限します。
公開の範囲は、グループやユーザーの単位で設定でき、各グループやユーザーに対してアクセス権を設定することで決定します。
公開するデータベースやクイックアクションナビの内容に応じて、公開する範囲をあらかじめ検討しておくようにします。
アクセス権について
データベースやクイックアクションナビを公開するために、利用するユーザーの種類や業務内容に応じて、適切なアクセス権を設定します。
アクセス権を設定することで、グループAは参照だけ、グループBとCさんは編集まで許可する..といった運用を行えます。
アクセス権とユーザーの種類
UnitBaseのユーザーは、管理者と一般ユーザーの2種類に分かれています。
管理者の権限を持たないユーザーは、すべて一般ユーザーとして扱われます。
一般ユーザーは、フォルダーなどを作成することで作成した内容の所有者となり、権限を持つことになります。
また、管理者や所有者から権利を付与されることで、操作できる対象や内容が増えます。
| ユーザーの種類 | 説明 | |
|---|---|---|
| 管理者 | UnitBaseの管理者です。 1つのシステム内で複数人存在させることができます。 UnitBase内のすべての権限を持ちます。 |
|
| 一般ユーザー | 所有者 | フォルダーやデータベース、アクションカテゴリーやアクションメニューなどを作成したユーザーです。 作成した対象に対するすべての権限を持ちます。 |
| 非所有者 | 所有者以外のユーザーです。 データベースを構成する内容に対する権限は、管理者やフォルダー・データベースなどの所有者から付与されます。 |
|
アクセス権を設定するときは、個別のユーザーに設定するほか、グループに対しても設定することができます。
| アクセス権の設定対象 | 説明 | |
|---|---|---|
| グループ | 一般ユーザーの場合と同様に、管理者や所有者からアクセス権を付与されることで、グループ内のユーザーに権限が付与されます。 このため、直接・間接を問わず、所属しているグループに対して付与されたアクセス権と、個人に対して付与されたアクセス権とが異なる場合があります。 |
|
アクセス権の種類と設定する対象
アクセス権は、次の対象に対して設定します。
- フォルダー
- フォルダーは、管理者かフォルダー作成権限のあるユーザーが作成できます。
フォルダーを作成したユーザーがフォルダーの所有者になります。
フォルダーに関するアクセス権は、次のとおりです。- 閲覧
- 更新 *1
- 削除 *1
- データベース作成
- データベース
- フォルダーの所有者、またはデータベース作成の権限が与えられたユーザーが、フォルダーの下にデータベースを作成することができます。
データベースに関するアクセス権は、次のとおりです。- レコード閲覧
- 全レコードを閲覧可
- 自分で作成／更新したレコードだけを閲覧可
- 条件に合ったレコードだけを閲覧可
- レコード作成（レコード新規作成）
- レコード編集
- 既存レコードの変更
- 既存レコードの削除
- データベース閲覧
- データベース削除 *1
- データベース更新 *1
- 関連要素作成
- レコード閲覧
- 関連要素（フィルター・クロス集計・レイアウト・帳票）
- フォルダーの所有者、データベースの所有者、関連要素作成の権限が与えられたユーザーが、データベースの下に関連要素を作成することができます。
関連要素に関するアクセス権は、次のとおりです。- 閲覧
- 更新 *1
- 削除 *1
- アクションカテゴリー
- アクションカテゴリーは、管理者かアクションカテゴリー作成権限のあるユーザーが作成できます。
アクションカテゴリーを作成したユーザーがアクションカテゴリーの所有者になります。
アクションカテゴリーに関するアクセス権は、次のとおりです。- 閲覧
- 更新 *1
- 削除 *1
- アクションメニュー作成
- アクションメニュー
- アクションカテゴリーの所有者、またはアクションメニュー作成の権限が与えられたユーザーが、アクションカテゴリーの下にアクションメニューを作成することができます。
アクションメニューに関するアクセス権は、次のとおりです。- 閲覧
- 更新 *1
- 削除 *1
- メニュー項目の作成／編集
アクセス権の判定方法
アクセス権は、「フォルダー」→「データベース」→「関連要素」のように、上位の要素からチェックします。
このため、操作しようとしている上位の要素に、閲覧権やレコード閲覧権がない場合は、下位の要素にアクセス権があっても、操作することはできません。