帳票テンプレートを設定する
UnitBaseでは、帳票テンプレートとして用意されたExcelファイルに対してレコードの値を書き込んで、帳票ファイルを作成します。そのため、作成した帳票では、罫線や文字色・背景色といった表現や計算式やマクロなどの、Excelの機能を利用できます。
Excelファイルで帳票を作成・運用している場合は、そのファイルを流用して、同じレイアウトの帳票を作成できます。
帳票ファイルには、レコード単位で帳票を作成する「帳票作成」と、複数のレコードから帳票を作成する「レポート作成」があります。帳票作成とレポート作成で、使用する帳票テンプレートファイルの種類は異なります。
帳票機能を利用するために、UnitBaseに帳票テンプレートを設定します。
帳票テンプレートを利用した帳票の出力については、下記をご覧ください。
帳票テンプレートを用意する
UnitBaseの帳票出力で使用する帳票テンプレートを用意します。
帳票テンプレートは、Excel ブック形式（.xlsx）またはExcel 97-2003 ブック形式（.xls）のファイルで作成します。
Excelで通常と同じように帳票を作成し、UnitBaseからフィールドのデータを出力するセルにキーワードを記入します。
キーワードを使って、レコードの明細を出力する帳票テンプレートや決裁情報を出力する帳票テンプレートを作成することもできます。
帳票テンプレートにExcelの罫線や文字色・背景色を使用して、書式を整えることができます。
また、出力したフィールドのデータを、Excel上の計算式やマクロを使用した処理の対象とすることもできます。
帳票テンプレートを登録する
作成した帳票テンプレートファイルを、帳票テンプレートとして登録します。
帳票テンプレートは、帳票作成に使用するデータベースに対して登録します。
- ［データベース編集］画面で、コマンドバーの
をクリックします。
［帳票管理］メニューが表示されます。
- ［帳票テンプレートの登録］を選択します。
帳票テンプレートとなるExcelファイルの選択を促すメッセージが表示されます。
- ［ファイル選択］をクリックします。
ファイルを選択するダイアログボックスが表示されます。
- 帳票テンプレートとするExcelファイルを選択し、［開く］をクリックします。
選択したExcelファイルがUnitBaseにアップロードされたあと、［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスが表示されます。このとき、UnitBaseは帳票テンプレートに設定されているキーワードを判別し、［テンプレート種類］に［帳票］か［レポート］かを設定します。
- 帳票名やコメント、フィールドと出力先セルの対応付けなどを設定します。
- フィールドは、レイアウト上の有無には依存せずに、キーワードと対応付けることができます。
重要な内容が設定されるフィールドを帳票に出力する場合は、公開設定に注意が必要です。
- フィールドと出力先セルの対応付け
［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスの［キーワードとフィールドのマッピング］では、帳票テンプレートファイルで出力先とするセルに設定したキーワードが［キーワード］列に一覧表示されます。
ただし、例外として以下の決裁キーワードについては一覧表示されません。
- %決裁:本人[i]%
- %決裁:代理[i]%
- %決裁:状況[i]%
- %決裁:日時[i]%
- %決裁:コメント[i]%
※ -20 ≦ i ≦ -1 または 1 ≦ i ≦ 20 とする
データベースのフィールドと出力先セルとを対応付けるには、出力先とするキーワードの行にある［フィールド］列の▼をクリックして表示される一覧から、出力するフィールドを選択します。
［フィールド］列の一覧では、次の予約語を選択することもできます。
- 帳票作成者
- 帳票作成日時
- レコード作成者名
- レコード作成日時
- レコード更新者名
- レコード更新日時
- 決裁状況
- 起案日
- 決裁完了日
- 申請:本人
- 申請:代理
- 申請:コメント
- 帳票テンプレートファイルに明細の出力設定がある場合
［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスに［明細］が表示されます。
［キーワード］列には帳票テンプレートファイルで設定した明細内のキーワードが表示されるので、出力する明細フィールドを対応付けます。
［明細］の場合、［フィールド］列の一覧では、通常の予約語のほかに、次の予約語も選択できます。
- 明細行番号
- キーワードがフィールド名や予約語と一致する場合
キーワードと名前が一致するフィールドや予約語が選択された状態で、［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスが表示されます。
そのため、ダイアログボックス上で設定する手間を省くことや、対応付けのミスを防ぐことができます。
また、帳票テンプレートでキーワードを設定したときのミスに気付くこともできます。
- キーワードにフィールドを割り付けない場合
▼をクリックして表示される一覧で［- マッピングなし -］を選択すると、そのキーワードの位置には何も出力されません。
- リレーションパネルのフィールドは、帳票に出力することはできません
［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスの、［キーワードとフィールドのマッピング］の［フィールド］の▼をクリックして表示される一覧にも、リレーションパネルはありません。
- フィールドは、レイアウト上の有無には依存せずに、キーワードと対応付けることができます。
- 設定を完了したら、［保存］をクリックします。
設定した内容で帳票テンプレートが登録されます。
- 帳票ファイルの命名ルールの設定
帳票ファイルに、命名ルールに従ってファイル名を付けるように設定することができます。
例えば、見積書のファイル名に「見積書_○○商事_20121203.xls」のように日付や顧客名を含めると、発行対象の顧客や発行日がひと目でわかります。
命名ルールは、［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスで［詳細設定］をクリックし、表示される［詳細設定］ダイアログボックスで設定します。
命名ルールを設定すると、帳票ファイルは次のルールに従って名前が付けられます。
斜体文字で表した部分は、それぞれ［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスの次の文字列に置き換わります。帳票名 _文字列1_文字列2.xls- 帳票名
［帳票名］で設定した名前
- 文字列1 および 文字列2
［キーワードとフィールドのマッピング］の［フィールド］列の▼をクリックして表示される一覧に表示されるフィールドや予約語から取得できる値
［- なし -］を選択すると、直前の「_」も含めて省略されます。
※ファイル名が150文字以上になる場合、150文字目以降の文字列は切り落とされます。
※複数のレコードから帳票を一括して作成する場合は、作成されるファイル名が重複しないようにするために、ファイル名に3桁の連番が付加されます。
- 帳票名
帳票テンプレートを修正する
帳票テンプレートを設定したあとに追加したフィールドを帳票に出力したり、帳票のレイアウトを修正したりすることができます。
- ［データベース編集］画面で、コマンドバーの をクリックします。
［帳票管理］メニューが表示されます。
メニューには登録されている帳票テンプレートの帳票名が表示されます。
- 修正したい帳票テンプレートの帳票名にポインターをあわせ、表示されるメニューから［設定］を選択します。
［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスが表示されます。
- 帳票名やコメント、フィールドと出力先セルの対応付けなどを編集します。
- 設定を完了したら、［保存］をクリックします。
設定した内容で帳票テンプレートが保存されます。
- 帳票のレイアウトを修正する
帳票のレイアウトを修正するには、帳票テンプレートファイルを修正します。
帳票テンプレートファイルは、次の手順で修正できます。
- 帳票テンプレートファイルをダウンロードします。
［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスの［テンプレートファイル］には、リンクが設定されたファイル名が表示されています。このファイル名をクリックすると、登録されている帳票テンプレートファイルをダウンロードできます。
- ダウンロードした帳票テンプレートファイルを編集します。
- 帳票テンプレートファイルを編集し終えたら、［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスのファイル名の下にある［ファイル変更］をクリックします。
アップロードするファイルを選択するダイアログボックスが表示されます。
- 編集した帳票テンプレートファイルを選択して、［開く］をクリックします。
帳票テンプレートファイルがアップロードされて、以前の帳票テンプレートファイルと置き換わります。このとき、UnitBaseは帳票テンプレートに設定されているキーワードを判別し、［テンプレート種類］に［帳票］か［レポート］かを再設定します。
フィールドとキーワードの対応付けは保持されます。
キーワードが追加・削除された場合は、［キーワードとフィールドのマッピング］に反映されます。
- 帳票テンプレートファイルをダウンロードします。
※［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックスの 
をクリックすると、変更する前の状態に戻すことができます。
表示・設定項目
［帳票テンプレートの設定］ダイアログボックス
- 帳票名
- 帳票テンプレートの名前を入力します。
- テンプレートファイル／［ファイル変更］
- 帳票テンプレートファイルのファイル名が表示されます。
既存の帳票テンプレートを編集しているときは、［ファイル変更］が表示されます。クリックすると、新しい帳票テンプレートファイルをアップロードして、既存の帳票テンプレートファイルと置き換えることができます。
- テンプレート種類
- テンプレートファイルの種類が表示されます。
テンプレート種類は、帳票テンプレートファイルをアップロードまたは更新したときに、UnitBaseがキーワードを判別して［帳票］か［レポート］かを設定します。
- コメント
- 現在の帳票テンプレートに関するコメントを入力します。
- キーワードとフィールドのマッピング
- 帳票テンプレートファイル内のセルに記述されたキーワードと、レコードのフィールドとの対応付けを定義します。
- クリックすると、作成される帳票ファイルの命名ルールを定義するダイアログボックスが表示されます。
- ダイアログボックスを開いたときの状態に戻したいときにクリックします。