フィルターを作成・利用する
レコードを絞り込む条件や、絞り込んだレコードの並び、レイアウト、データベースガイダンス、ハイライトは、組み合わせて保存しておくことができます。
これらの条件を組み合わせた設定を「フィルター」といい、利用者や用途に応じて作成して利用することができます。
フィルターを使い分けることで、1つのデータベースを、いろいろな視点ですばやく表示できます。
- フィルターを作成する
- 作成したフィルターを適用する
- 標準フィルターを設定する
- フィルターの情報を確認・変更する
- フィルターの内容を編集する
- フィルターの複製を作成する
- フィルターを削除する
- 表示・設定項目
- ［自分への決裁要請］［自分が申請した決裁］フィルターについて
決裁データベースを選択すると、［自分への決裁要請］・［自分が申請した決裁］のフィルターが、フィルターの一覧に表示されます。
この2つのフィルターは適用だけしかできず、編集・複製の作成・削除・情報の確認や変更などの操作はできません。
フィルターを作成する
レコードを絞り込む条件と、絞り込んだレコードの並びやレイアウトを設定したフィルターを作成します。
※フィルターは、データベースごとに作成します。
- ［データベース閲覧］画面のデータベース一覧で、選択しているデータベース名の下に表示されている［フィルター］の
［フィルターの作成］をクリックします。
［新しいフィルター］ダイアログボックスが表示されます。 - ［フィルター名］に、フィルターに付ける名前を設定します。
設定内容がわかりやすい名前を付けます。
名前は40文字以内で設定します。
※同じデータベースに対して、同じ名前のフィルターは作成できません。
- フィルターとして設定する条件や表示内容を、各シートを切り替えて設定します。
- 設定が完了したら、［OK］をクリックします。
設定した内容が保存され、現在表示している［データベース閲覧］画面にも適用されます。
また、データベース一覧の、選択しているデータベースの［フィルター］の下に、保存したフィルター名が表示されます。
※操作1.の代わりに、［データベース閲覧］画面でコマンドバーの 
をクリックし、［絞込検索］ダイアログボックスで 
をクリックしてもフィルターを作成できます。
※操作3.の代わりに、 
をクリックすると、そのときのデータベース閲覧画面に設定されている絞込条件や並べ替え、レイアウト、グループ表示、ハイライトの各条件を、まとめて設定することができます。
- フィルター適用時に［絞込検索］ダイアログボックスを表示する
［フィルター適用時にこの条件の絞込検索ダイアログボックスを表示する］をオン（
）にすると、フィルター適用時にフィルターに設定された絞込検索条件が初期値に設定された［絞込検索］ダイアログボックスが表示されます。
［フィルター適用時にこの条件の絞込検索ダイアログボックスを表示する］をオン（ ）にして検索する値を設定しないこともできます。対象のフィールドと検索方法だけを指定しておくと、フィルター適用時にユーザーが任意の条件を設定してレコードを絞り込むことができます。
作成したフィルターを適用する
選択しているデータベースに、フィルターを適用します。
フィルターを適用する
- データベース一覧から、データベースに適用するフィルターをクリックします。
※選択しているデータベース名の下に表示されている［フィルター］の下に、作成したフィルターの一覧が表示されます。
選択しているデータベースのレコード一覧や［ビューアー］シートが、フィルターの設定内容が適用された状態で表示されます。
フィルターを解除する
- 次のどれかの操作をします。
- データベース一覧で、データベース名をクリックする。
- コマンドバーの［表示］をクリックし、メニューの［レイアウト］で別のレイアウトを選択する。
標準フィルターを設定する
［データベース閲覧］画面を表示したときに自動的に適用するフィルターを設定できます。このフィルターを「標準フィルター」といいます。
標準フィルターに指定されたフィルターは、公開されている場合は 
が、公開されていない場合は 
が、それぞれ表示されます。
標準フィルターは次のような場面で適用されます。
- データベース一覧のデータベース名をクリックして、［データベース閲覧］画面を表示
- ［データベース情報］ダイアログボックスの［URL］に表示されたURLをクリックし、Webブラウザーで［データベース閲覧］画面を表示
- 標準フィルターのアクセス権設定
標準フィルターは、そのデータベースを閲覧できるすべてのユーザーが使用できるように、フィルターのアクセス権を適切に設定する必要があります。
標準フィルターに設定されているレイアウトも同様です。
- ［データベース閲覧］画面のデータベース一覧で、標準フィルターにしたいフィルターの名前にポインターを合わせます。
右端に
マークが表示されます。
- マークをクリックし、表示されたメニューから［標準フィルターにする］を選択します。
※標準フィルターの指定を解除するには、そのフィルターの マークをクリックし、表示されたメニューから［標準フィルターを解除］を選択します。
※標準フィルターを変更するには、別のフィルターを標準フィルターに設定します。
- 適用時に［絞込検索］ダイアログボックスを表示するフィルターを標準フィルターに設定した場合
適用時に［絞込検索］ダイアログボックスを表示するフィルターを標準フィルターに設定すると、データベースを選択したときに［絞込検索］ダイアログボックスを表示することができます。
この機能をオンにしたフィルターをクリックすると、表示されたダイアログボックスで必要な検索条件だけを入力して検索できます。そのため、検索条件は多いが、条件の入力を少なくしたいような場合に有用です。
フィルターの情報を確認・変更する
フィルターの名前やコメント、所有者などを確認・変更します。
- ［データベース閲覧］画面のデータベース一覧で、情報の確認・変更をするフィルター名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。 - マークをクリックし、表示されたメニューから［情報］を選択します。
［フィルター情報］ダイアログボックスが表示されます。 - ［情報］シートで、情報の確認や変更をします。
- フィルター名
- 選択しているフィルターの名前を表示します。
フィルター名を変更する場合は、変更する名前を入力します。
フィルター名は40文字以内で設定します。
※すでにあるフィルター名と同じ名前に変更することはできません。
- コメント
- フィルターに関する説明を設定することができます。
フィルター名では説明しきれない内容を入力し、操作するときの目安に利用してもらうこともできます。 - 所有者・所有日時・作成者・作成日時・更新者・更新日時・URL
- 選択したフィルターの、所有者・作成者・更新者のユーザー名と、フィルターを所有・作成・更新したそれぞれの日時を表示します。
URLには、そのフィルターを適用してデータベース閲覧画面を開くためのURLを表示します。
フィルターの所有者は、必要に応じて変更することもできます。
- 確認、または情報の変更が完了したら、［OK］をクリックします。
情報を変更した場合は、変更した内容にフィルターの情報が更新されます。
フィルターの内容を編集する
レコードの絞り込みや並べ替えの条件など、フィルターの内容を編集します。フィルター名を変更することもできます。
- ［データベース閲覧］画面のデータベース一覧で、内容を編集するフィルター名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。 - マークをクリックし、表示されたメニューから［フィルターの編集］を選択します。
［フィルターの編集］ダイアログボックスが表示されます。 - フィルターとして設定する条件や表示内容を、各シートを切り替えて設定します。
※表示内容は、［新しいフィルター］ダイアログボックスと同じです。
- 内容の編集が完了したら、［OK］をクリックします。
編集した内容でフィルターが更新され、現在表示している［データベース閲覧］画面にも適用されます。
フィルターの複製を作成する
作成済みのフィルターの複製を作成できます。よく似た内容で、別のフィルターを作成するときに利用すると便利です。
- ［データベース閲覧］画面のデータベース一覧で、複製を作成するフィルター名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。 - マークをクリックし、表示されたメニューから［複製］を選択します。
［フィルターの複製］ダイアログボックスが表示されます。 - ［フィルター名］に、複製したフィルターに付ける名前を設定します。
フィルター名は40文字以内で設定します。
※すでにあるフィルター名と同じ名前で複製することはできません。
- 設定が完了したら、［複製する］をクリックします。
選択したフィルターの複製が作成され、現在表示しているデータベースにも適用されます。
また、データベース一覧の、選択しているデータベースの［フィルター］の下に、複製したフィルター名が追加されます。
必要に応じて、複製したフィルターの内容を編集します。
フィルターを削除する
不要なフィルターを、一覧から削除します。
- フィルターを削除すると、元に戻すことはできません。
- ［データベース閲覧］画面のデータベース一覧で、削除するフィルター名にポインターを合わせます。
右端に マークが表示されます。 - マークをクリックし、表示されたメニューから［削除］を選択します。
フィルターを削除してもよいか確認するメッセージが表示されます。 - 削除してもよい場合は、［削除］をクリックします。
データベース一覧の［フィルター］の一覧から、選択したフィルターが削除されます。※選択したフィルターを適用していた場合は、フィルターの適用が解除され、データベース一覧でデータベース名を選択したときの状態に戻ります。
表示・設定項目
［新しいフィルター］ダイアログボックス
- フィルター名
- フィルターの名前を、全角・半角を問わず40文字以内で設定します。
- 現在のフィルターの設定をデータベースに反映したあと、フィルターの編集を続けます。
- ［絞込検索］シート
- フィルターとして保存する、レコードの絞り込み条件を設定します。
- フィルター適用時にこの条件の絞込検索ダイアログボックスを表示する
- フィルター適用時に、［絞込検索］シートで設定された条件を初期値とした［絞込検索］ダイアログボックスを表示するかしないかを選択します。
検索する値の入力欄は、空欄にすることができます。
- ［絞込検索］ダイアログボックスで［キャンセル］をクリックしたとき
［フィルター適用時にこの条件の絞込検索ダイアログボックスを表示する］をオンにしたフィルターを選択し、表示された［絞込検索］ダイアログボックスで［キャンセル］をクリックすると、［絞込検索］シートの条件は適用せず、［表示・ハイライト］シート、［並べ替え］シート、［ガイダンス］シートの条件を適用したレコード一覧が表示されます。
※このほかの設定内容は、［絞込検索］ダイアログボックスと同じです。
- ［並べ替え］シート
- フィルターとして保存する、レコード一覧の並べ替え条件を設定します。
※設定内容は、［並べ替え］ダイアログボックスと同じです。
- ［表示・ハイライト］シート
- 保存するフィルターが選択されたときに適用する、［データベース閲覧］画面のレイアウトや、レコード一覧でのグループ表示について設定します。また、フィルターに保存する、レコード一覧のハイライト条件を設定します。
- レイアウト
- ［データベース閲覧］画面に適用するレイアウトを、▼をクリックして表示される一覧から選択します。
- グループ表示
- レコード一覧をグループ表示するかしないかを設定します。
右側の▼をクリックして表示される一覧で選択したフィールドで、グループ表示されます。グループ表示しない場合は、［しない］を選択します。 - ハイライト
- セルにスタイル付けするためのハイライト条件と、スタイルを定義します。
※ハイライト条件の設定内容は、［ハイライト設定］ダイアログボックスと同じです。
- ［ガイダンス］シート
- フィルターを選択したときに表示するガイダンスを設定します。
- ガイダンスを表示する
- 選択時にガイダンスを表示するかしないかを選択します。
※ガイダンス作成後、［ガイダンスを表示する］をオフ（
）にしても、ガイダンスの内容が削除されることはありません。 
- クリックすると［ガイダンス編集］ダイアログボックスが表示され、ガイダンスを編集することができます。
※［ガイダンス編集］ダイアログボックスの設定内容は、データベースガイダンスエディターと同じです。